Tietosuoja

Rekisterinpitäjä ja selosteen soveltamisala

Rekisterinpitäjä on Zibuma Oy, Y-tunnus 3449891-9. Tietosuoja-asioissa tavoitat meidät osoitteesta mikko@zibuma.com.

Tämä seloste koskee zibuma.com-esittelysivustoa ja Zibumalle lähetettyjä palvelukyselyitä. WordPress-lisäosien tietovirtoja kuvataan omassa kohdassaan alla; oppilaitoksen ja Zibuman käsittelyvastuut sovitaan palvelun yhteydessä erikseen. Tämän sivuston tuotekuvissa käytetään esimerkkitietoja.

Sivuston käyttö ja evästeet

Sivusto ei aseta evästeitä eikä käytä muita seurantatunnisteita tai selaimen paikallista tallennusta. Kuvat, tyylit ja sivuston toimintaan tarvittava pieni kuvakaruselli ladataan samalta palvelimelta. Sivulla ei ole ulkoisia fonttipalveluita tai someupotuksia.

Selaimesi välittää palvelimelle sivun lataamiseen tarvittavia teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteen, pyydetyn osoitteen, ajankohdan ja selaimen tietoja. Sivuston tavallisista sivupyynnöistä ei kerätä erillistä käyttölokia. Häiriöiden yhteydessä teknisiä tietoja voi tallentua virhe- ja tietoturvalokeihin, joita käytetään sivuston toiminnan ja tietoturvan selvittämiseen.

WordPress-lisäosien tietosuoja

Tapahtumat ja Ryhmät asennetaan oppilaitoksen omalle WordPress-sivustolle. Oppilaitos valitsee julkaistavan sisällön ja vastaa oman sivustonsa tietosuojatiedoista. Eepoksessa julkaistu sisältö voi sisältää henkilötietoja, kuten opettajien nimiä tai tapahtumakuvauksissa mainittuja henkilöitä.

Oppilaitoksen WordPress-palvelimen välimuistin ja lokien säilytys määräytyy sen omien asetusten ja hosting-palvelun mukaan. Tämän esittelysivuston 30 päivän lokikäytäntö ja tavallisten sähköpostikyselyiden 12 kuukauden käytäntö eivät määritä oppilaitoksen sivuston säilytysaikoja. Zibumalle lähetettyjen teknisten tukiraporttien erillinen säilytyskäytäntö on 30 päivää.

• Eepoksen tapahtuma- tai ryhmätiedot haetaan ja tallennetaan välimuistiin WordPress-palvelimelle. Myös lisäosan asetukset sekä Ryhmät-lisäosan Eepos-avain tallennetaan sinne. Avain ei kuulu julkiselle sivulle tai lyhytkoodiin.
• Kuvien lataaminen voi muodostaa yhteyden kuvan palveluntarjoajaan. Tapahtumat-lisäosan Google- tai Outlook-kalenterilinkki avaa käyttäjän valitseman kalenteripalvelun; kyseinen palvelu käsittelee silloin sille välitetyt tapahtumatiedot.
• Päivitysten tarkistukset ja ylläpitäjän valitsemat tukiraporttien lähetykset muodostavat yhteyden Zibuman palveluihin. Automaattinen virheraporttien lähetys on oletuksena pois käytöstä.
• Tukiraportti voi sisältää esimerkiksi sivuston osoitteen, asennustunnisteen, ohjelmistoversiot ja puhdistettuja virhetietoja. Puhdistus ei tee kaikista teknisistä tiedoista anonyymejä. Ylläpitäjä voi tarkastella paikallista raporttia ennen lähettämistä.

Tapahtumat-lisäosaRyhmät-lisäosa

Sähköpostitse lähetetyt viestit

Sähköpostilinkki avaa oman sähköpostiohjelmasi. Viesti lähtee vasta, kun lähetät sen itse. Saamme lähettäjän osoitteen sekä viestiin sisällyttämäsi nimen, oppilaitoksen tai organisaation, viestin sisällön ja mahdolliset liitteet.

Käytämme tietoja vastataksemme kysymyksiin, selvittääksemme palvelun sopivuutta ja valmistellaksemme mahdollista tarjousta tai asiakkuutta. Yhteydenottoa varten riittävät yhteystietosi ja kuvaus tarpeesta; oppilaiden henkilö- tai terveystietoja ei tarvita.

Yhteydenotto on vapaaehtoinen. Ilman vastausosoitetta emme voi vastata kyselyyn. Emme liitä yhteydenottajia automaattisesti markkinointilistalle.

Mihin käsittely perustuu?

Sivuston toiminnan ja tietoturvan ylläpito sekä organisaatioiden yhteyshenkilöiden palvelukyselyihin vastaaminen perustuvat oikeutettuun etuumme hoitaa turvallista verkkopalvelua ja yritystoiminnan yhteydenpitoa (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Jos kysyt palvelusta itsellesi sopimusosapuolena, käsittely voi perustua pyytämiisi sopimusta edeltäviin toimiin tai sopimuksen toteuttamiseen (6 artiklan 1 kohdan b alakohta). Mahdolliseen asiakkuuteen liittyvät lakisääteiset säilytysvelvoitteet perustuvat lakiin (6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Säilytämme tiedot vain niiden käyttötarkoituksen edellyttämän ajan. Sähköpostikyselyiden säilytystarve arvioidaan asian käsittelyn päättyessä, ja tarpeettomat viestit poistetaan käsin. Kyse ei ole koko postilaatikon automaattisesta poistosta. Tavallisiin verkkosivuvierailuihin ja palvelukyselyihin sovelletaan seuraavaa käytäntöä:

• Sivuston käyttö- ja virhelokit: enintään 30 päivää lokimerkinnästä.
• Tavalliset palvelukyselyt, jotka eivät johda asiakkuuteen: enintään 12 kuukautta viimeisestä asian käsittelyyn liittyvästä yhteydenotosta.
• Asiakkuuteen, sopimukseen tai laskutukseen liittyvät viestit: vain niin kauan kuin sopimuksen hoitaminen, lakisääteinen velvoite tai yksilöity oikeusvaade edellyttää.
• Tietoturvapoikkeaman selvitystä tai oikeusvaadetta varten erotetut tarpeelliset tiedot: asian käsittelyn ajan. Tarpeettomat tiedot poistetaan; tämä ei tarkoita koko lokin tai postilaatikon säilyttämistä pidempään.

Palveluntarjoajat ja tietojen siirrot

Sivuston hosting-palveluntarjoaja on UpCloud Oy, ja sivustoa varten valittu palvelin sijaitsee Suomessa. Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja palvelun tuottamiseksi sovittujen ehtojen mukaisesti. Zibumassa tietoja käsittelevät vain ne, joiden työtehtävät sitä edellyttävät.

Yhteydenottojen sähköpostipalvelu on Google Workspace. Google ja sen alikäsittelijät voivat käsitellä tietoja myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Siirtojen suojana käytetään Googlen tietojenkäsittelyehtojen mukaisesti soveltuvaa riittävän tietosuojan takaavaa siirtoperustetta tai Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita. Lisätietoja suojatoimista saat meiltä ja alla olevista Googlen ehdoista.

Edellä mainitut säilytysajat koskevat aktiivisessa käytössä olevia tietoja. Googlen ehtojen mukaan pysyvästi poistettavaksi pyydettyjen tietojen poistaminen sen järjestelmistä voi kestää enintään 180 päivää, ellei laki edellytä säilyttämistä. Palvelimen sijainti Suomessa ei siis tarkoita, että myös sähköpostit tai niiden kaikki kopiot käsiteltäisiin vain Suomessa.

Tietoja ei myydä. Niitä luovutetaan ulkopuolisille vain asian hoitamisen tai palvelun tuottamisen edellyttämässä laajuudessa tai lain velvoittaessa.

UpCloudin tietojenkäsittelyehdotGooglen tietojenkäsittelyehdot ja siirtosuojat

Tietojen suojaaminen

Suojaamme tietoja rajaamalla käyttöoikeudet työtehtävien mukaan ja huolehtimalla palveluiden tietoturvasta. Poistokäytäntöihin kuuluvat myös mahdolliset kopiot ja varmuuskopiot niiden dokumentoidun kierron mukaisesti.

Tämän sivuston tietoja ei käytetä henkilön profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi häntä koskevia oikeudellisia tai vastaavan merkittäviä vaikutuksia.

Oikeutesi ja yhteydenotto

Voit lähettää tietosuojaa koskevan pyynnön osoitteeseen mikko@zibuma.com. Voimme pyytää tunnistamiseen tarvittavat lisätiedot, jotta tietoja ei luovuteta väärälle henkilölle.

• Voit pyytää tiedon henkilötietojesi käsittelystä ja pääsyn omiin tietoihisi sekä virheellisten tietojen oikaisemista.
• Voit pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista, kun lain edellytykset täyttyvät.
• Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella.
• Voit pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen, kun käsittely täyttää siirrettävyysoikeuden edellytykset.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Pyyntöihin vastaaminen ja valitusoikeus

Vastaamme pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa sen vastaanottamisesta. Jos käsittelyaikaa on lain mukaan tarpeen jatkaa, ilmoitamme siitä ja sen syystä ensimmäisen kuukauden aikana.

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Voit ottaa meihin yhteyttä myös ensin asian selvittämiseksi.

Päivitämme selostetta, jos sivuston tai yhteydenottojen käsittely muuttuu. Sivun päiväys kertoo viimeisimmän päivityksen.